Yurt dışındaki hissedarlar

İyi çalışmalar Değerli Hocam. Bizim İstanbul Kağıthane'de 4 aileye ait apartman tarzı bir yerimiz var. Buranın 1/4 ü bana ait geri kalanlar ise kardeşlerimin. Ancak kardeşlerim vefat ettiği için hepsi küçük hisseler halinde mirasçı olan yengelerim ve çocuklarına ait. Ben risk tespiti yaptırıp çürük raporunu aldım bütün ailelere apartmanı boşalttırdım. Bununla birlikte benim dışındaki 2/4 hisse sahiplerinden kentsel dönüşüm işlemlerini yapmak, müteahite vermek için gerekli olan vekaletnameleri aldım. Kısaca 3/4 ünde hiç bir sıkıntı yok. Ancak ne yazıkki son 1/4 hisseye sahip olan yengem ve onun 6 çocuğunda sorun çıkıyor ve işin kötü tarafı fransada ikamet etmekteler. Gerekli çoğunluğu sağladığım için yurtdışına ihtar gönderip toplantıya çağıracağım. Toplantı için İHTAR Yazısının cevabını beklemelimiyim? Ne kadar bir süre beklemem gerekir? Nasıl bir ihtar yazısı göndermeliyim? Toplantı yaparken karar defteri onaylatıp kullanacağım: Bu kararları tekrar notere onaylatmam gerekir mi? Nasıl bir karar almam gerekir? Toplantı kararlarını yurtdışına tekrar ihtar etmeliyim: Bu ihtarın bir formatı var mı? Bu ihtarı gönderdikten sonra ne kadar beklemeliyim? İhtarı gönderdikten sonra Hemen müteahite verebilir miyim? Bir de bu ihtar gönderme işinin çok uzamaması için ne yapabilirim? Bununla birlikte anlaşmaya razı olan ve bana vekalet veren maliklerden birisi fransada yaşıyor ihtar işlemlerinin daha hızlı olması için bu kişi fransada noter kanalıyla ihtarı yapsa Türkiye için kabul görür mü? Uzun sorum için affınıza sığınır, Çalışmalarınızda başarılar dilerim.